Drag — AI інструмент для впорядкування Gmail за допомогою канбан дошки

Про Drag

DragApp — це спільна папка «Вхідні» та інструмент для співпраці, створений у Gmail для підприємств і компаній, які використовують Google Workspace. Програма перетворює Gmail на організовану канбан дошку та дозволяє керувати завданнями безпосередньо з власної поштової адреси, просто ввімкнувши або вимкнувши його в Gmail.

Користувачі можуть додавати контрольні списки для подальшого розподілу завдань на підзавдання, додавати примітки для отримання додаткової інформації та термінів виконання, щоб допомогти розставити пріоритети та завершити справи в межах відведеного часу. Можна створити декілька спеціальних дощок для упорядковування та керування, а також спільну дошку команди, якою можна поділитися.

https://www.dragapp.com/

Додаток працює в браузерах Chrome й Opera, незабаром з’явиться підтримка інших браузерів, також є мобільна версія для IOS та Android.

Особливості Drag

• Перетворює Gmail Inbox на канбан-дошку: програма перетворює довгий список Gmail вхідних на зручну канбан дошку з приємним інтерфейсом. Тепер замість того, щоб переглядати та працювати з нудними списками, користувачі можуть упорядковувати, класифікувати та визначати пріоритети електронних листів у картках і стовпцях простим перетягуванням. Матимуть більший контроль над листами, без ризику втратити, забути чи сховати важливу інформацію, повідомлення внизу списку електронної пошти.
• Просте й ефективне керування завданнями: надбудова не лише змінює макет поштової скриньки, але й дає користувачеві змогу краще керувати роботою. Оскільки більшість електронних листів є завданнями, користувачі можуть перетворити повідомлення на завдання, організувавши їх у відповідні стовпці робочого процесу. Замість того, щоб пересилати або експортувати електронні листи в інші додатки для керування проєктами, вони можуть легко працювати над своїми завданнями, не перемикаючись між додатками, а потім продовжувати працювати зі своєю папкою «Вхідні» для інших тасків.
• Внутрішні чати: інтегровані у платформу внутрішні чати дозволяють членам команди спілкуватися в режимі реального часу. Також за допомогою цієї функції можна відстежувати, чи не відповідають декілька членів команди на один й той самий електронний лист. Це покращує спілкування всередині платформи, зменшуючи потребу у зовнішніх інструментах.
• Нотатки та вкладення: користувачі можуть додавати контекстні примітки до електронних листів і завдань, не захаращуючи загальний потік. Це допомагає надати додаткову інформацію чи інструкції щодо конкретних електронних листів або завдань. Крім того, важливі файли можна прикріплювати безпосередньо до дощок.
• Автоматизація робочих процесів та шаблони: користувачі можуть установлювати правила для автоматичного переміщення карток (що представляють завдання) по дошках і колонках на основі певних дій. У додатку можна налаштувати персоналізовані шаблони для поширених відповідей, заощаджуючи час на повторюваних електронних листах.
• Інструменти співпраці: Drag дозволяє створювати кілька спільних дощок, надаючи централізований простір, де члени команди можуть вносити правки та відстежувати прогрес спільних проєктів.
• Спільна папка "Вхідні": завдяки цій функції команда може ефективніше керувати електронними листами та опрацьовувати запити, перетягуючи завдання між різними етапами.

Як користуватись?

Для початку необхідно встановити додаток. Просто натисніть тут, щоб отримати пряме посилання на додаток в Chrome Store. Далі натисніть синю кнопку «Додати в Chrome» у верхньому правому куті. Після — встановлення.

Ваша вкладка Gmail автоматично завантажиться зі спливаючим вікном «Ласкаво просимо до Drag». Натисніть «Я готовий», якщо бажаєте активувати Drag в чинному обліковому записі Gmail, або виберіть «Не активувати Drag». Ви можете увімкнути/вимкнути перетягування будь-коли.

Виберіть обліковий запис, у якому ви хочете встановити Drag. Автоматично завантажиться спливаюче вікно із запитом на необхідні дозволи для вашого облікового запису, необхідні Drag для належної роботи. Прочитайте та прийміть дозволи, прокрутивши вниз і натиснувши «Дозволити».

Як дізнатись, що Drag встановлено?

Кнопка меню перетягування у верхньому правому куті поруч із панеллю пошуку Gmail:

Перегляд «Сьогодні», сеанси «Призначено мені» та «Перетягнути дошки» ліворуч у папці «Чернетки»:

Кнопка-перемикач у верхньому правому куті, щоб увімкнути або вимкнути перегляд основної папки "Вхідні":

Якщо ви бачите кнопку меню у верхньому правому куті, але не маєте панелей перетягування або перемикача, можливо, програму Drag інстальовано, але вимкнено у вашому обліковому записі. Щоб перевірити це:

Натисніть на кнопку меню. Перейдіть до Додатково > Параметри активації. Переконайтеся, що перемикач «Увімкнути перетягування» увімкнено.

Розглянемо встановлення робочого воркспейсу на прикладі Helpdesk.

Перше, що потрібно зробити, це створити дошку Helpdesk, куди будуть завантажуватися вхідні запити в режимі реального часу.

1. Створіть дошку.
2. Запросіть членів команди до дошки.
3. Додайте вхідні електронні листи (тобто виберіть, яку папку "Вхідні" чи групу Google ви хочете призначити цій дошці).

Ось так це виглядає у режимі Канбан:

У форматі списку:

Якщо ви обираєте перегляд Kanban, не забудьте налаштувати ширину стовпців, перетягнувши їх, як у комірці електронної таблиці.

Налаштуйте стовпці / списки

Налаштуйте стовпці (якщо ви використовуєте формат Канбан) або списки (якщо ви використовуєте формат списку), щоб адаптувати Drag до робочого процесу. Наприклад, ви можете розділити запити на:

• Нові листи
• Скринінг
• Розв'язування
• Ескалація

Або ви можете створити свій власний. Щоб перейменувати стовпці/списки, просто клацніть їх заголовки (у верхньому лівому куті). Буде вбудоване поле введення для редагування, просто введіть потрібний заголовок і клацніть за межами поля введення. Імена будуть збережені автоматично.

Використовуйте спільні теги з ключовою інформацією

Створіть спільні теги Drag, щоб класифікувати запити на основі ключової інформації про кожного клієнта чи квиток. Наприклад, ви можете позначити квитки відповідно до плану клієнта, розміру компанії, типу запиту (технічна підтримка, запитання щодо зручності використання, адміністратора тощо) або будь-чого іншого. Ви можете легко фільтрувати свої дошки за тегами, що дуже зручно, коли на дошці є суміш різних запитів.

Використовуйте кольорове кодування для візуальної сегментації

Ви також можете візуально організувати свої картки за допомогою кольорового кодування. Кожен колір може відображати рівень терміновості квитка, його поточний статус, часовий пояс, у якому перебуває клієнт (щоб ваші агенти не дзвонили їм о 4 ранку 😅) або щось інше. Додаткова порада: створіть фіксовану картку з кольорами та відповідними значеннями, щоб допомогти команді швидко звикнути до них.

Визначте, звідки надходитимуть ваші відповіді

За допомогою Drag ви можете відповідати на електронні листи зі своєї особистої електронної адреси user@ або спільної електронної адреси, наприклад support@.

Щобільше, ви можете вибрати «Відповідь за замовчуванням» для своїх електронних листів. Якщо ви визначите support@ як електронну адресу для відповіді за замовчуванням, усі відповіді надходитимуть безпосередньо від support@ (так, навіть якщо ви ввійшли у свій особистий обліковий запис).

Як налаштувати відповідь за замовчуванням?

Визначте, де відповіді на електронні листи завантажуватимуться на дошки перетягування. Коли ви отримуєте відповіді на наявні електронні листи на дошках перетягування, ви можете вибрати, чи залишатимуться ці відповіді в тому самому стовпці чи повертатимуться до першого стовпця дошки.

Наприклад, якщо ваша дошка розділена на «Нові запити», «Виконується», «Ескалована» та «Закрита», і ви отримуєте відповідь на запит у стовпці «Закрито», цей запит, швидше за все, не є «закритим» і може потребувати подальших дій від вашої команди. У цьому випадку вам може бути доцільніше змінити конфігурацію дошки, щоб перенести відповіді назад у стовпець «Нові запити».

Перетворіть найбільш використовувані відповіді на спільні шаблони. У Drag ви можете перетворити їх на шаблон і поділитися ними зі своєю командою. Ось кілька прикладів:

• Позначення карток як «Пріоритетна підтримка», якщо вони надіслані від цього дуже важливого клієнта.
• Призначення запитів конкретному члену команди на основі того, який клієнт надіслав електронний лист.
• Автоматичне переміщення електронних листів до певної дошки чи стовпця залежно від псевдоніма, на який вони були надіслані (наприклад, support-europe@ проти support-latam@).

Тарифні плани

Drag має три тарифні плани: Free, Starter, Plus, Pro.

Безкоштовний план надає можливість побудувати 1 канбан дошку на 3 колонки для перетягування. План Starter, вартістю $8 за користувача включає необмежену кількість дощок і колонок, додавання завдань до папки «Вхідні», контрольних списків, приміток, термінів виконання тощо. Plus вкючає ті самі функції, що і Starter тільки з автоматизаціями за $12 на місяць. Командний план команди коштуватиме $16 за користувача/місяць. Він включає всі функції в Plus, а також інструменти для спільної роботи/спільного використання, ролі користувачів, пріоритетну підтримку тощо.

Висновки

Переваги

• Візуалізація папки "Вхідні" у форматі канбан: дошки Kanban пропонують простіший для сприйняття інтерфейс для папки "Вхідні", що спрощує колективне керування завданнями та співпрацю всередині команди.
• Безкоштовний план для 3 користувачів: наявність безкоштовного плану для трьох користувачів робить інструмент доступним для невеликих команд.
• Повна інтеграція з Google Workspace: інтеграція з Google Workspace оптимізує робочий процес для команд, які вже використовують цей набір інструментів.
• Функція внутрішнього чату: функція внутрішнього чату спрощує спілкування в режимі реального часу між членами команди. Функція обміну миттєвими повідомленнями сприяє швидкому прийняттю рішень та розв'язанню проблем.

Недоліки

• Не вистачає розширених інструментів керування обслуговуванням клієнтів: для користувачів, яким потрібні широкі функції керування обслуговуванням клієнтів, дошки Kanban можуть не підійти. Розширені функціональні можливості, які зазвичай зустрічаються на спеціалізованих платформах, на жаль, відсутні.
• Командні звіти й аналітика обмежені планами Pro і Plus: базові звіти й аналітика обмежені планами Pro і Plus та не доступно для користувачів безкоштовного плану.
• Крива навчання для початківців: для ефективної навігації та оптимізації дощок може знадобитися деякий час, а також навчання для користувачів, які не знайомі з принципами Kanban.
• Ексклюзивно для користувачів Gmail: програма працює тільки з клієнтами Gmail, що обмежує команди, які використовують альтернативні поштові скриньки.

https://www.dragapp.com/