ТЗ, яке зрозуміє кожен: 5 правил написання технічного завдання

Робота в команді вимагає ефективної комунікації, але іноді домовленості не виправдовуються, а результат може відрізнятися від очікуваного - не лише кольором та шрифтом, але й тоном комунікації. Знайомо? Щоб уникати таких непорозумінь та конфліктних ситуацій, для більшості завдань та послуг варто прописувати технічне завдання.

Технічне завдання - це перелік вимог від замовника, який визначає рамки для виконавця, описує бажання та очікування, і є ключовим фактором успіху.

Дотримання чіткого дедлайну: ключ до успішного виконання завдань

Чіткі терміни виконання роботи впливають на успішність та ефективність проєктів. Важливо визначити реалістичні та гнучкі дедлайни, уникаючи надмірного тиску на виконавців.

• Плануйте дедлайн на 1 день раніше, щоб уникнути непередбачених обставин та забезпечити вчасне завершення проєкту.
• Визначте час проміжної перевірки результату, щоб переконатися, що виконавець працює правильно.
• Не встановлюйте завданням довгострокові дедлайни; розбийте їх на етапи для малих завдань та підходів.

Врахуйте рівень досвіду спеціаліста

Обов’язково враховуйте рівень досвіду виконавця при написанні ТЗ. Для джуніорів важливо надати детальніші інструкції, а для сеньйорів залишити простір для власного професійного внеску. Особливу увагу слід приділити поясненню завдань новим працівникам, надаючи розгорнуті ТЗ, додаткові документи, посилання та контакти для консультацій.

Позитивний тон та підтримка в ТЗ

Незалежно від того, чи ставите ви завдання члену команди, чи зовнішньому виконавцеві, важливо підтримувати позитивний тон комунікації та проявляти ввічливість. Це справді не складно. Додайте до вашого технічного завдання слова "будь ласка", "дякую", не забудьте перепитати чи все було зрозуміло. При внесенні правок до роботи, формулюйте їх так, щоб стимулювати виконавця працювати далі, навіть якщо він постав перед труднощами.

Створіть шаблон для технічного завдання

Під час роботи в команді ми часто ставимо ТЗ один одному. Тож створення спільного шаблону допоможе зекономити час та уникнути непорозумінь. Наприклад, ось шаблон для завдання для написання статті:

Назва завдання: Стаття про AI-сервіс.

Опис завдання: Напишіть статтю про AI-сервіс для публікації на нашому сайті (посилання). Підкресліть поради щодо впровадження сервісу та представте кейси нашої компанії.

Об’єм: не менше 3000 знаків без пробілів.

Додатковий контекст: Дізнайтеся більше про тему від X працівника.

Додаткові матеріали: Посилання на цікаву статистику (посилання) та попередні матеріали з теми.

Дата проміжної перевірки результату: 25.11.2023.

Дедлайн: 4 дні (27.11.2023).

Використання прикладів та референсів

Щоб краще зрозуміти вимоги, використовуйте конкретні ілюстрації та приклади. Наприклад, при створенні завдання з розробки дизайну сайту, вкажіть конкретний приклад оформлення розділу або сторінки, поділіться посиланнями на подібні проєкти та додайте знімки екрана для більш детального розуміння очікувань.

Висновки

Якісне ТЗ - це важливий аспект для успішного виконання завдань. Воно конкретизує обсяг роботи та надає точну інформацію для його виконання. Витративши час на деталі та перевірку ТЗ перед відправленням виконавцеві, ви зекономите гроші та нерви, отримавши результат, що відповідає очікуванням.